To je neprijatna računica za malu firmu. Traženi artikal nestane pre dopune, pa se poručuje hitno, uz skuplju isporuku ili slabiju zaradu. Istovremeno se neki drugi ponovo kupi jer je na akciji, iako se prethodna količina nije prodala. Popust lepo izgleda na fakturi. Posle nekoliko meseci manje lepo izgleda na polici.

Posledice oseća i kupac. Mora da čeka, prihvati zamenu ili ode drugde. Vlasnik za to vreme pokušava da odvoji novac za dobavljače, plate i redovne račune.

Problem zato počinje pre same porudžbine: kako proceniti šta treba dopuniti, koliko komada uzeti i šta ovog puta preskočiti. Pogrešan odgovor troši i novac i priliku za prodaju. Najviše zaboli kada kupac traži robu koju redovno prodajete.

Koliko traje nabavka uz tabelu i telefon

Uobičajeni postupak počinje izveštajem o prodaji i stanju zaliha. Zaposleni ih izvozi u tabelu, poredi šifre, proverava koliko se prodalo i beleži predlog količine. Zatim otvara dobavljačke cenovnike, proverava raspoloživost i sabira porudžbinu. Ako ne dostigne minimalni iznos, ponovo menja spisak. Pred kraj smene proverava šta je ipak ostalo neporučeno.

Uzmimo ilustrativan obračun, bez pretpostavke da svaka firma radi istim tempom. Ako pregled jednog artikla traje minut i po, za sto artikala treba 150 minuta. Dodajte dvadeset minuta za raspodelu po dobavljačima i pripremu porudžbina: dva sata i pedeset minuta, pre čekanja na odgovore. Pri dva takva pregleda nedeljno, tokom četiri nedelje to je 22 sata i 40 minuta.

Ručni postupak može biti sasvim dovoljan za mali asortiman. Teže postaje kada pregled prekidaju kupci, isporuke i pozivi. Tada lako ostane neprimećeno da popularnog artikla ima još samo za sutra ili da druga kutija nije pomerena od prošlog meseca. Iskustvo zaposlenog pomaže, ali svaki novi pregled traži da ponovo prikupi i ukrsti podatke.

Kako je američka firma skratila pripremu porudžbina

Američki brend odeće Culk iz San Franciska imao je sličan problem. Prema studiji slučaja koju je objavio Inventory Planner, planiranje je počivalo na složenoj Google tabeli. Podaci su ručno izvoženi, filtrirani i proveravani, a porudžbine pripremane za dobavljače.

Uvođenjem povezanog sistema, podatke o prodaji i zalihama koriste neposredno za planiranje dopune. Proizvode grupišu pomoću oznaka, što im pomaže da sastave porudžbine koje ispunjavaju minimum dobavljača. Operativni direktor Brian Lance procenio je da samo na pripremi porudžbina štede oko 16 sati mesečno. To je rezultat koji navodi ta firma u objavljenom primeru.

Pouka za trgovca sa manjim asortimanom je praktična. Vredi povezati postojeće podatke sa pravilima poručivanja, da se isti obračun ne ponavlja od početka. Kada se unapred odredi šta se prati i kako se roba grupiše, zaposleni može više pažnje da posveti spornim stavkama.

Takav način rada ostavlja prostor za procenu: sezonsku robu, najavljenu veliku porudžbinu ili promenu uslova dobavljača. Brojke pripremaju odluku, a čovek proverava okolnosti koje evidencija još ne pokazuje.

Kako pripremamo nabavku u Katalogu

U Katalogu u Leskovcu razvili smo pripremu nabavke povezanu sa našom evidencijom prodaje i lagera. Program prolazi kroz podatke i dogovorena pravila, pa priprema predlog količina. Predlozi su raspoređeni po dobavljačima, uz proveru minimalne vrednosti porudžbine i mogućnost ručne korekcije. Pragovi za dopunu mogu se prilagoditi različitim grupama robe.

Zaposleni na ekranu vidi artikal, stanje, prodaju u posmatranim periodima i predloženu dopunu. Može da promeni količinu, izostavi stavku ili razmotri drugog dobavljača. Tako proverava konkretan predlog umesto da svaki put sastavlja ceo spisak. Kada dobavljačka veza to podržava, pripremljeni podaci mogu da posluže za porudžbinu ili popunjavanje korpe.

Na sačuvanom primeru jednog obračuna vidi se 293 stavke raspoređene kod 38 dobavljača. To pokazuje obim tog predloga; odluka o kupovini i dalje zavisi od provere raspoloživosti, uslova i potrebnih količina.

Za drugu firmu najpre proveravamo njene podatke i pravila dopune. Krenemo od odabrane grupe robe, pa pratimo nestašice, hitne nabavke i vreme pripreme. Ako vam novac ostaje na policama, opišite problem na vp@ka.rs.

Više o dopuni zaliha · Kontakt: vp@ka.rs

Izvor za primer iz sveta: Culk / Inventory Planner

Piše: Maksim Vasilev, Katalog doo Leskovac